Tidak masalah seberapa besar KTT itu atau di mana letaknya, agen perjalanan terkadang merupakan bantuan penting dalam perencanaan mereka. Agen perjalanan mungkin sangat membantu jika itu adalah konvensi global. Agen perjalanan dapat memperoleh pengetahuan tentang daerah ini serta hal-hal seperti transportasi, akomodasi, dan masalah keramahan. Salah satu perhatian utama ketika merencanakan konferensi adalah mengurus persyaratan orang-orang yang hadir.
Tidak masalah apakah itu peluncuran media, konvensi, konferensi pelatihan, atau peluncuran produk, agen perjalanan dapat menangani sejumlah kebutuhan peserta mereka sehingga orang-orang Anda yang menghadiri atau bahkan orang yang menjalankan konvensi tidak perlu khawatir tentang hal-hal khusus itu. Semakin besar seminar semakin lama agen perjalanan dapat melayani paket wisata.
Salah satu teknik utama agen perjalanan akan membantu konferensi adalah bersama dengan persyaratan transportasi dan perjalanan. Sering kali jika konferensi internasional, publik yang menghadiri seminar akan menginginkan cara untuk sampai ke sana. Agen perjalanan akan membantu dengan informasi tiket kereta atau bus dan mendapatkan tiket. Semakin besar tim yang melakukan perjalanan ke konferensi, semakin lama agen perjalanan dapat digunakan dengan benar dan sering kali mereka juga bisa mendapatkan penawaran yang unggul. Agen perjalanan terhubung langsung dengan maskapai, menyiapkan penyedia bus baris agar mereka mengetahui apakah ada ruang yang tersedia dan biaya terbaik untuk tiket Anda sendiri. Mereka juga dapat menghubungi solusi perjalanan, karena mungkin lebih murah untuk bepergian sedemikian rupa untuk koleksi yang lebih besar. Keuntungan lain dari mempekerjakan calo perjalanan adalah mereka kadang-kadang ditawarkan untuk mengoordinasikan waktu perjalanan agar bisa lebih mudah, setelah individu tiba, sehingga mereka melakukannya pada periode yang sama yang membuatnya lebih mudah untuk mendapatkan akomodasi atau masuk ke dalam seminar itu sendiri.
Sisi lain yang berharga ketika membeli broker perjalanan ketika berhadapan dengan konvensi adalah masalah akomodasi. Sama seperti masalah perjalanan yang dapat dilakukan oleh broker perjalanan untuk menghubungi langsung hotel dan penginapan karena mereka mungkin menemukan akomodasi untuk orang-orang yang akan menghadiri seminar. Juga secara substansial menyukai perjalanan, mereka mungkin berada dalam posisi untuk mendapatkan harga lebih tinggi daripada jika orang-orang yang pergi ke konferensi memesan akomodasi sendiri. Salah satu faktor yang dimiliki agen perjalanan adalah informasi tentang penawaran paket, yang dapat menyimpan atau mungkin sebuah organisasi, banyak uang tunai seperti perjalanan, akomodasi, dan layanan transportasi dapat dikemas dalam satu kesepakatan.
Jika orang yang bepergian dari kota pergi ke konferensi, mereka mungkin juga memiliki kebutuhan pengiriman agar mereka dapat mengakses dan dari konferensi. Mereka juga dapat membantu dengan hal-hal seperti mengatur penyewaan kendaraan dan layanan taksi ke dan dari konferensi. Agen perjalanan juga dapat menemukan akomodasi yang terdekat dengan situs web konferensi. Jika agen perjalanan bekerja sama dengan hanya satu set orang, ada juga peluang yang jauh lebih baik bahwa mereka akan tetap berada di satu tempat, atau, setidaknya, berdekatan satu sama lain. Ini sebenarnya adalah bagian penting dari sebuah seminar jika banyak orang di satu perusahaan atau bisnis hadir.
Sementara agen perjalanan dapat digunakan dengan baik untuk berbagai jenis konferensi, salah satu metode paling penting yang digunakan mereka adalah untuk mendapatkan bisnis yang perlu memiliki banyak staf yang hadir. Misalnya, jika penyedia menggunakan konferensi latihan untuk ratusan personel, tujuan utama mereka adalah memastikan bahwa seminar itu bekerja dengan mudah. Penyedia perlu menemukan situs web konferensi dan mengelola informasi yang akan ditampilkan dalam seminar. Dalam hal penyedia menggunakan agen perjalanan ada banyak waktu dan sumber daya yang akan dihemat yang akan digunakan dalam aspek-aspek penting. Kapan pun perusahaan harus berurusan dengan kebutuhan perjalanan orang-orang yang hadir, perwakilan perjalanan harus digunakan.
Agen perjalanan mungkin juga berguna saat menangani topik keramahtamahan juga. Seandainya seminar berlangsung lebih dari satu hari mereka dapat mengetahui detail termasuk di mana harus makan dan apa yang harus dilakukan di lapangan yang direncanakan orang untuk melakukan perjalanan keliling. Jika orang-orang yang menghadiri konferensi melakukan segala hal untuk diri mereka sendiri, mereka tidak akan mendapat informasi, seperti ketika agen perjalanan merawat mereka. Agen perjalanan akan menemukan restoran, memesan, memesan makan siang, dan menyewakan lorong, hanya untuk menyebutkan beberapa poin yang bisa mereka lakukan.